gala-organisatie voor dummies

In deze verkorte samenvatting nemen wij u mee op een reis langs de verschillende praktische punten die doorlopen moeten worden bij de organisatie van een gala. Op een verhelderende wijze zal u ingewijd worden in de wereld van organisatie, manipulatie, succes en glamour.

De samenstellers beseffen dat ze met deze samenvatting niet volledig eer doen aan de nobele taak van het 'organiseren' van het gala. Maar laat het een eerste aanzet zijn, het oplichten van de spreekwoordelijke tip van de (gala)sluier, waarbij wij overtuigd zijn dat u zeker verder geïnteresseerd zult geraken.

Galaorganisatie is geen sinecure, maar zodra men weet wat er te doen staat en op welk moment, dan zal succes binnen handbereik liggen!

Het zal geen verassing zijn, dat planning een belangrijke factor bij organiseren. Zo ook bij een Gala. Het eerste hoofdstuk is er dan ook aan gewijd.

Daarnaast spelen nog een aantal andere zaken, om jezelf van succes te verzekeren. Deze zijn zaken krijgen ieder in een eigen hoofdstuk de nodige aandacht:

• planning
• locatie
• vervoer
• vermaak
• promotie
• manipulatie
• financiën
• afronding

Zoals ook al eerder gesteld, is planning erg belangrijk. Wanneer moet wat gebeuren.

TIP: maak een kopie van een kalender, en maak daarop de aantekeningen van alle zaken die in de voorbereiding moeten gebeuren en die afgesproken zijn. Zo ontstaat een duidelijk overzicht van alle activiteiten.

De datum voor het Gala moet ruim van tevoren bekend zijn; liefst ongeveer een jaar van tevoren. Uiteraard kan deze datum afhangen van de beschikbaarheid van bijvoorbeeld een locatie. Mede daarom is het zaak om toch tijdig te beginnen met de voorbereidingen.

Nu we het over de locatie hebben; begin hier als eerste mee. De ervaring leert dat de locatie niet alleen het moeilijks te vinden is (o.a. in verband met beschikbaarheid), maar het vastleggen van de locatie geeft toch vaak een nieuwe impuls om lekker verder te gaan met de overige activiteiten.

Bepaal goed voor jezelf welke basisvoorwaarden je aan de locatie verbindt. Een aantal aandachtspunten staat hier op een rijtje:

• is de feestzaal voldoende groot?
• heeft het voldoende uitstraling?
• is er mogelijkheid voor het serveren van een buffet?
• wat zijn de openstellingstijden?
• kunnen er bussen in de buurt komen?
• is de garderobe goed geregeld?
• heeft het horecagedeelte voldoende capaciteit?
• kan er een optreden plaatsvinden?
• is de locatie voldoende 'aan te kleden'?
• zijn de sanitaire voorzieningen op peil?
• vervoerstijden vanaf verzamelpunt.

Weeg bij deze punten af wat het u waard is. Pas een en ander in het financiële plaatje. U komt zo ook tot een reële prijs die weer als extra voorwaarde geldt voor het boeken van de locatie.

Het zoeken van een locatie kan op verschillende manieren. U kunt informeren bij clubs en verenigingen die al eerder een gala hebben georganiseerd. Zij beschikken vaak over een ruime hoeveelheid informatie, waardoor u dat veel tijd gaat besparen.

Ook internet is een goede bron van informatie; surf, en gij zult vinden!

Tot slot: vraag verschillende offertes op, ga langs om zelf te kijken, en leg de meest geschikte locatie vast. Teken een duidelijke overeenkomst en maak afspraken over het moment wanneer de nu nog onduidelijke zaken (bijvoorbeeld het precieze aantal deelnemers) definitief moeten worden doorgegeven.

Meestal hebben we het hier over busvervoer. Het is daarom raadzaam om van verschillende bedrijven de offertes voor de betreffende datum en aantal personen op te vragen.

LET OP: geef een ruime vertrek- en aankomsttijd op. Bij een lichte vertraging krijgt u dan niet ineens met extra kosten te maken!

Zorg voor een duidelijke omschrijving met vertrekadres, aankomstadres, omvang van de groep deelnemers, en tijden.

Boek tijdig de goedkoopste maatschappij, bevestig de boeking en houdt contact.

Uiteindelijk gaat het om het genot en de beleving van de deelnemers tijdens het gala. Vermaak is daarom niet onbelangrijk!

We maken hierna een uitsplitsing in de verschillende vormen van vermaak tijdens het gala.

Het is niet alleen leuk om ook een blijvend aandenken te hebben van deze avond (vooral voor vrouwen), maar de ervaring leert ons dat deelnemers dit ook als een vorm van vermaak zien. Vaak staat er gedurende de gehele avond een lange rij gegadigden voor het maken van het galakiekje. De één na de andere deelneem wil met Jan en Alleman op de foto, al dan niet wisselend groepsverband.

Opvallend detail is dat de deelnemer bereid zijn de tamelijk hoge kosten voor het geleverde resultaat voor lief te nemen. Dit verschijnsel ondersteunt dan weer de conclusie dat het hier toch een vorm van vermaak betreft, waarbij mensen bereid zijn tijd en geld een ondergeschikte plaats te geven.

Zorg ervoor dat iedereen weet dat u niks te maken heeft met de afronding dan wel levering van de foto's. De ervaring leert dat vaak een hoge mate van ergernis en frustratie opwekt. Aan de andere kant is het wel zaak om ter plekke financieel de zaak met de fotograaf af te romen.

Bij een fuif hoort een optreden.

Ga van tevoren bij uzelf te rade in welk genre de gemiddelde voorkeur zal vallen. Probeer een extreme smaak te vermijden, om te voorkomen dat een aanzienlijke groep van de deelnemer het optreden oninteressant vindt.

TIP: Zorg ervoor dat het optreden bij de vrouwelijke deelnemers goed aanslaat. Op het moment dat zij tevreden zijn en zich op de dansvloer begeven, dan zullen de mannelijke deelnemer ook een positieve herinnering aan deze avond hebben.

Ga luisteren naar verschillende bands, en boek de band tijdig. Maak ook hier duidelijke afspraken over tijden, kosten, vervoer, consumpties van de bandleden, het opbouwen en vertrek van de band.

Voor het vinden van de band geldt - net als bij het zoeken naar een locatie - goed gejat is beter dan slecht verzonnen. Vraag in uw omgeving naar ervaringen van mensen over verschillende bands. En wederom is internet een bron van informatie.

De drive-in kan met de band geregeld worden, maar dat is niet in alle gevallen zo.

Indien u zelf aan de slag moet om deze drive in te organiseren, dan gelden dezelfde voorwaarden als bij het boeken van de band.

TIP: vraag iemand waarvan u weet dat hij/zij graag mee zou willen, maar de kosten niet op kan brengen. Geef aan dat deze persoon er wel bij kan zijn, maar dan toch af en toe een plaatje op moet zetten. Betaal hier dan niet voor: de persoon in kwestie is immers 'gratis' mee!

Bij de meeste gala's is een casino aanwezig. Dit is een keuze. Indien de locatie het toelaat, is het misschien een verstandige keuze. De mogelijkheid tot spelen wordt aangeboden, maar niet opgedrongen.

Zoek op internet de verschillende bedrijfjes op, en vraag offertes. Maak duidelijke afspraken over de kosten, op- en afbouwen en de te spelen spellen. Met name dat laatste is erg belangrijk om niet voor verassingen komen te staan.

De verschillende casinobedrijfjes worden vaak van studentenpersoneel voorzien (let op de afspraken over consumpties) en zoeken altijd naar het grootste financië le gewin. Spelregels worden nogal vaak in eigen voordeel aangepast. Spreek daarom dit soort zaken van tevoren af, en teken hiervoor!

Tot slot: vele zaken dragen bij tot het vermaak gedurende de avond. De presentatie van het buffet, het openen van het galabal, de opkomst van de band, enz.

Besteed de nodige zorg aan deze details. De beleving van uw deelnemers zal intenser worden!

Om het gala te laten slagen zijn in eerste instantie deelnemer nodig. Zorg er dus voor dat iedereen weet dat ze meekunnen! U kunt dit middels verschillende promotionele activiteiten bereiken:

• ophangen van posters op de juist plaatsen;
• e-mailberichten (spam);
• berichten in verschillende periodieken;
• eigen promotie-uitgave;
• aanspreken van individuen en/of groepen uit de doelgroep;
• promotieavonden.

Geef duidelijk en zoveel mogelijk wat men krijgt voor het geld. Benoem alles concreet en overdrijf een beetje. Aangezien dit niet door de doelgroep vooraf te controleren is, is deze wijze van reclamemaken toegestaan.

Bij het promoten van de avond is een aantal zaken belangrijk:

• wat?
• wanneer?
• hoe?
• prijs?

Zorg dat deze informatie in de juiste verhoudingen wordt weergegeven gedurende alle promotieactiviteiten.

TIP: zorg ervoor dat u niet zelf eindverantwoordelijke bent voor promotieactiviteiten. Het kan erg veel werk inhouden, en bij een tegenvallend deelnemersaantal komt de schuldvraag in eerste instantie op de 'promotie' te liggen!

Uiteraard kunnen verschillende promotieactiviteiten gebruikt worden voor het genereren van inkomsten. Houd uzelf hier verre van. Advertenties verkopen voor een boekje dat puur is bedoeld voor het plaatsen van advertenties is kutwerk.

Bij de galaorganisatie gaat het om twee vormen:

• externe manipulatie;
• interne manipulatie.

Mensen zijn van nature overwegend afwachtend. Ze willen wel mee, maar willen er niet veel voor doen. Aan u de taak om de drempels in de gedachten van de doelgroep te verlagen.

Vaak zijn de kosten die aan het gala verbonden zijn, de grootste drempel. Probeer hier dan mee te spelen.

Een andere mogelijkheid is om het 'meegaan' belangrijker te maken dan de kosten. Voorbeeld: als van een bepaalde (sub)groep het merendeel wel meegaat, kunnen de overige makkelijk worden overgehaald. De angst om buiten de groep te vallen staat dan boven de kostendrempel. Om dit te versterken kunnen we de doelgroep wijzen op het grote belang dat een gala op een groep heeft.

TIP: doe de suggestie om als (sub)groep op de galadag iets leuks te gaan doen. Geef aan dat dit de onderlinge band versterkt. Zo lijkt het ook meteen of de keuze van wel of niet deelnemen er niet meer is; het gaat dan meer om de groepsactiviteit.

Een andere vorm van manipulatie is intern gericht; op uw medeorganisatoren.

Het belangrijk dat u de indruk wekt veel werk te verzetten. Zo kunt u anderen ook aanspreken op het feit dat van hen ook wat verlangd mag worden. Zolang uw medeorganisatoren geloven dat u daadwerkelijk veel tijd en energie besteed aan het 'gezamenlijke belang', kunt u ze hemel en aarde laten aflopen!

Zorg voor een vage taakverdeling: dit zal u helpen te manoeuvreren tussen de verschillende belangen. Zolang er niet duidelijk één persoon voor één onderdeel verantwoordelijk is, zullen uw 'collegae' dit ook niet zo ervaren. U kunt zo makkelijke uw zin doordrijven en op eigen houtje zaken regelen, zonder al teveel weerstand.

BELANGRIJK: Zorg ervoor dat u niet eindverantwoordelijke bent voor financiën, maar maak hier veel en onduidelijke afspraken over. Zorg ervoor dat iedereen wél accepteert dat u praktische financiële taken op u neemt, maar dat de verantwoordelijkheid hiervoor ergens anders ligt.

Het geld is vaak het sluitstuk van het gala. Wijs iemand aan die in eerste instantie een opzetje van de kosten en opbrengsten maakt, maar maak deze persoon niet voor alle financiën verantwoordelijk. Doordat iemand een overzichtje heeft gemaakt, lijkt het voor de omgeving immers al beklonken dat deze verantwoordelijkheid is afgedekt, zonder dat hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Kom zelf regelmatig met verschillende andere begrotingen en overzichten, zodat de omgeving geen duidelijk beeld kan krijgen van de financiële situatie. Zo blijft u de spil van de organisatie, terwijl de verantwoordelijkheid en de mogelijke schuldvraag afgewimpeld kunnen worden.

Zorg ervoor dat inkomsten zoveel mogelijk vooraf worden ge�nd. Indien niet mogelijk; zorg dan dat u duidelijk afstand neemt van het achteraf innen van gelden. De ervaring leert dat dit vervelend werk is, waar geen eer aan te behalen is. Als het al lukt.

Probeer aangegane verplichtingen zoveel mogelijk achteraf te voldoen. Distantieer uzelf van zaken die n á de bewuste gala-avond spelen, en verleg zo de verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid bij anderen. Wie dat dan ook is.

Door de bovenstaande tactiek en de onduidelijkheid met betrekking tot de financiële situatie ontstaan mogelijkheden voor uzelf.

Zo kunt u uzelf niet meetellen bij het bezoekersaantal, maar wel actief deelnemen aan het gala. Indien het goed speelt, kan uiteraard uw date voor de avond ook gratis mee!

TIP: voer kosten op voor de persoon die de plaatsjes draait, en waar u alleen maar mee heeft afgesproken dat hij/zij gratis mee mag. Voor deze persoon niet op als deelnemer. Het saldo geeft u een welverdiend zakcentje voor bijvoorbeeld het casino of de taxi naar huis

Kortom: blijf vaag over de financiële situatie, maar geef de omgeving het gevoel dat het wel snor zit. Verassingen komen altijd achteraf, waardoor het belangrijk is aan te geven dat uw taak direct n� het gal erop zit!

We kunnen wel drie boeken schrijven over de precieze manipulatietechnieken, die overigens ook goed bruikbaar zijn bij andere activiteiten die georganiseerd worden. Ook over de te hanteren financiële technieken kunnen we nog veel vertellen, en dat zullen we ook doen. Binnenkort zal daarom in dezelfde reeks Financieel beheer voor Dummy's uitkomen. We nodigen u uit om uzelf met dit boek een verdiepingsslag te geven.

Terug naar het gala. Als de gala-avond is geslaagd volgt de afronding vanzelf. Men is moe en voldaan. Er is een sterke behoefte om huiswaarts te keren, en daar kunnen we dan ook voor zorgen.

Bel verschillende taxibedrijven op, en iedereen kan naar huis.

Met de vergoeding vanuit de galakas voor geleverde diensten, kunt veilig en snel naar huis. Bij een zeer succesvol gala heeft u er zelfs de huur van uw kostuum mee voldaan, inclusief het programma waar uzelf overdag aan heeft deelgenomen.

Rest ons niks anders dan u succes te wensen bij de organisatie, en de deelnemers veel plezier op deze weliswaar kostbare, maar toch onvergetelijke avond!